Должностная инструкция руководителя секретариата образец

Должностная инструкция руководителя секретариата образец

Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше. Должностная инструкция выполняет следующие задачи: — установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. В каких случаях должностная инструкция обязательна?

Содержание:

Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией. Осуществлять общее руководство деятельностью Секретариата, организовывать, координировать и контролировать его деятельность.

Порядок пересмотра должностной инструкции директора ООО. Здесь указывают, с какой периодичностью необходимо вносить изменения в документ.

Руководитель секретариата

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией 1. Общие положения 1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее: 1 высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование; 1 не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется: 1 ……… наименование учредительного документа 2 Положением о ……… наименование структурного подразделения 3 настоящей должностной инструкцией; 4 ……… наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности 1.

Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… наименование должности руководителя 1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности: 3.

В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени: 1 осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика органайзера руководителя; 2 производит внесение информации в планировщик органайзер ; 3 производит согласование с руководителем временных планов; 4 производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; 5 производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; 6 производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий; 7 осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций; 3.

В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя: 1 выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя; 2 производит соединение руководителя с конкретными абонентами; 3 производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя; 4 осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков; 5 производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам; 6 осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; 7 осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров; 8 осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций; 3.

В рамках трудовой функции организация командировок руководителя: 1 осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя; 2 осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке; 3 осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости; 4 выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта; 5 производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя; 6 производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий; 7 производит подготовку документов к поездке руководителя; 8 выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки; 9 осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта; 10 производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке; 3.

В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя: 1 производит организацию личного приема посетителей руководителем; 2 производит установление порядка приема для различных категорий посетителей; 3 выполняет ведение журнала предварительной записи на прием; 4 производит регистрацию посетителей; 5 осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации; 6 осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе; 7 осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе; 8 выполняет сервировку чайного кофейного стола в офисе; 9 осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя; 3.

В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя: 1 производит документальное оформление решений руководителя; 2 осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; 3 производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя; 4 осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля; 5 проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок; 6 производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; 7 производит фиксацию исполнения поручений; 8 производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя; 3.

В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя: 1 производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; 2 осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда; 3 осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя; 4 производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой; 5 осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами; 6 производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой; 7 производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания; 3.

В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря: 1 осуществляет разработку должностной инструкции секретаря; 2 осуществляет разработку положения о секретариате; 3 осуществляет разработку инструкции по делопроизводству; 3.

В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации: 1 выполняет составление проектов распорядительных приказы, распоряжения и информационно-справочных документов служебные письма, справки, докладные и служебные записки ; 2 осуществляет печать служебных документов и других материалов; 3 выполняет размножение служебных документов; 4 осуществляет контроль прохождения документов в организации согласование, подписание и утверждение документа ; 3.

В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя: 1 осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов; 2 выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем; 3 проводит учет документов, поступающих на имя руководителя; 4 осуществляет организацию доставки документов исполнителям; 5 выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя; 6 выполняет ведение информационно-справочной работы; 7 производит контроль исполнения документов и поручений руководителя; 3.

В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя: 1 осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации; 2 производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; 3 выполняет подготовку и передачу дел в архив организации; 3. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией: 1 производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений; 2 выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации; 3 осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате; 4 производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных; 5 производит формирование и использование баз данных в организации; 3.

В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации: 1 осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя; 2 осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации; 3 производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях; 4 осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством; 5 производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам; 3.

В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя. Права 4. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

Ответственность 5. Секретарь руководителя привлекается к ответственности: - за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; - за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации; - за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Заключительные положения 6. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая г.

N н, с учетом ……… реквизиты локальных нормативных актов организации 6. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу до подписания трудового договора. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции в журнале ознакомления с должностными инструкциями ; в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом 6.

Секретарь руководителя

Начальник отдела делопроизводства должен знать: - положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства; - структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств; - машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ. Задачи: 2. Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей; 2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции; 2. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации; 2. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание; 2. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами; 2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании; 2. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании; 2.

Должностная инструкция

Скачать образец должностной инструкции секретаря Кто такой секретарь Секретарь офис-менеджер, референт, делопроизводитель — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку. Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел секретариат. В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя. Квалификационные требования Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника опрятности и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв.

Должностная инструкция

Должностные обязанности экономиста Экономист выполняет следующие должностные обязанности: 2. Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой и освоение новых видов продукции, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности бизнес-планов предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, выявляет резервы производства, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции. Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Участвует в рассмотрении разработанных производственно-хозяйственных планов, проведении работ по ресурсосбережению, во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета, совершенствовании прогрессивных форм организации труда и управления, а также плановой и учетной документации. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств.

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией 1. Общие положения 1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее: 1 высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование; 1 не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется: 1 ……… наименование учредительного документа 2 Положением о ……… наименование структурного подразделения 3 настоящей должностной инструкцией; 4 ……… наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности 1. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… наименование должности руководителя 1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности: 3.

- Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

Руководствоваться в своей деятельности руководитель должен, как правило: законодательными актами и нормативной документацией, касающейся его профессиональной деятельности; распоряжениями и приказами руководства организации; методической документацией, регламентирующей деятельность предприятия; Уставом компании; нормативно-правовыми актами РФ и предприятия; действующей должностной инструкцией. Для успешного исполнения собственных трудовых функций руководителю необходимо знание законодательных и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность организации, а также внутренней документации предприятия. Должностные обязанности: на что имеет право руководитель и его ответственность Функциональные обязанности руководителя зависят от специфики его должности и типа предприятия, на котором он трудится.

Особенности должности генерального директора Кто такой генеральный директор?

Основные требования к оформлению должностной инструкции

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

Составляем должностную инструкцию

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Скачать образец должностной инструкции секретаря. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом. Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт. Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Заведующий канцелярией обязан осуществлять следующие трудовые функции: 2. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Полезное видео: Иллюзия руководителя (должностная инструкция). Алексей Макаров.
Комментарии
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2019 idea-action.ru